IT現場には問題メールがはびこっている。本特集では日経ITプロフェッショナルの過去記事を再編集した。問題メールのパターンを知り、具体的な解決策を5日間でマスターしよう。

 重要なメールを送ったのに、相手がすぐに読んでくれなかった。そんな経験をしたことはないだろうか。

 1日5000件のメールを受け取るネット企業のB社長は別格としても、日用雑貨卸売会社でIT部門責任者を務めるC氏のように1日に数百~1000件程度のメールを受け取る人も決して少なくない。

 そうした“ヘビーユーザー”の多くは、「すべてのメールを読んでいる暇はないので、時間を節約するために、必要と思われるメールだけを選び出す」(C氏)。

 必要なメールを選び出すときに、最大の手掛かりとなるのがサブジェクト(件名)である。「無題」や自分の名前がサブジェクトのメールを送るのは論外にしても、「お知らせ」や「スケジュールの件」のようなサブジェクトでも、読み手にとっては不親切だ。

 こうしたサブジェクトでは内容が漠然としていて、受け取った人が優先して読むべきかどうかの判断を下せないからだ。

 寸暇を惜しんで大量のメールを処理している読み手なら、サブジェクトがいい加減なものは後回しにするし、場合によっては読み飛ばしてしまうだろう。重要なメールなのに相手が読んでくれないのは、そもそも書き手によるサブジェクトの付け方に問題があるのかもしれない。

 そこでサブジェクトは、「見ただけで、用件の概要と重要度・緊急度が分かるようにする必要がある」(C氏)。用件の概要を伝えるには、長くならない範囲で、できるだけ具体的な情報を盛り込む。