PCのローカルディスク上にあるデータで、かなりの容量を占めるものと言えば、アプリケーション本体や動画ファイル、画像ファイルなどを思い浮かべる人が多いだろう。つまりディスクの空き容量を増やすには、使わないアプリケーションをアンインストールしたり、不要または重複した動画ファイルや画像ファイルの削除が効果的なわけだ。

Office 365に含まれるメールソフト「Outlook」を例に説明する
[画像のクリックで拡大表示]

 ただしローカルディスク上には、他にも大掃除を忘れてはならないデータがある。メールソフトが使用するファイルだ。このファイルはメールボックスにあるメールの数が増えるほど肥大化し、より多くのディスク容量を占めてしまう。毎日のように大量のメールを送受信している人だと、数Gバイト以上になっていることも珍しくない。

 さらに厄介なのは、このファイルが肥大化すると、受信トレイを開くのに時間がかかるなど、動作が重くなってしまうことだ。必要なメールを検索する際にも、ヒットする結果が多すぎて検索しづらい場合がある。メールボックスの肥大化は実害だらけだ。

 そこで今回は、メールソフトの「Outlook」を例に、Outlookのメールボックス容量を効果的に減らし、動作を軽快にする方法を紹介しよう。なおここでは、Windows 10を搭載したPCにOffice 365ユーザーが利用できるOutlook(バージョン1810)をインストールして使用した。また、メールサーバーに届いたメールをPCにダウンロードするPOP(Post Office Protocol)プロトコルを使うプロバイダーを利用した。古いバージョンのOutlookを使っている場合や、プロバイダーが採用しているプロトコルによっては、表示されるメニューやファイル名などが異なる場合があるので注意してほしい。

Office 365に含まれるメールソフト「Outlook」を例に説明する
[画像のクリックで拡大表示]

メールボックスの容量を確認する

 まずは、Outlookのメールボックスが、どれくらいのディスク容量を占めているかを確認しよう。この情報は、「メールボックスの整理」画面で表示できる。

「ファイル」メニューを実行し、「ツール」ボタンをクリックして「メールボックスの整理」を実行する
[画像のクリックで拡大表示]
「メールボックスのサイズを表示」をクリックする
[画像のクリックで拡大表示]
受信トレイや送信済みトレイが、どれくらいの容量を占めているかが分かる
[画像のクリックで拡大表示]

 上の画面の例では、合計855674Kバイト(約856Mバイト)を消費していた。容量が少ないSSDを搭載しているノートPCでは、見逃せないサイズだ。