文書作りは、どこから手を付け始めるべきか。A4一枚の美文書を追求するなら、最初に次の手順を踏むのがお勧めだ。

  1. レイアウトのアイデアを練る
  2. 実現するための設定を考える
  3. Wordで実際に設定を行う

 レイアウトを考えるときは、ざっくりと手書きでスケッチしてみるのが効果的だ。内容や構成を整理しつつ、いろいろなパターンを試そう。とりあえず必要な文章を入力して、それを眺めながら考えてもよい。作例のパンフレットは3つ折りを前提にしていたので、用紙を3等分するレイアウトをいくつか描き、最終的に図1のスケッチを選んだ。

【鉄則】どう伝えるかを考える
図1 スケッチしながらレイアウトのアイデアを練る。パンフレットでは、左のアイデアスケッチが右の完成文書の基になった
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 レイアウトのイメージを固めたら、それをWordでどう実現できるかを考える。パンフレットの場合はページを3段に区切り、左右の余白を10mm、段間を20mmにすれば3等分になると計算(図2)。これを基に、Wordで用紙の向きと余白の設定を行った(図3)。

図2 レイアウトを実現するための設定を考える。用紙をきれいに3つ折りするためには、左右に10mmの余白を設定し、3段の間隔を20mmにすればよい
【鉄則】文書の種類に合った余白設定にする
図3 「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブで、用紙の向きと上下左右の余白を設定する。パンフレットでは、上下左右に均等(10mm)の余白を指定した。段間を広く取るので、窮屈な印象にはならない

 余白は、文書の領域や位置を決める大切な要素だ。文書の種類やデザインに応じて、適切に設定しよう。リポートのように複数ページをとじる場合は「とじしろ」を作るのが鉄則(図4)。文書を開いたとき、用紙の端に文章が片寄らず、美しい仕上がりになる。

図4 リポートのように複数ページをとじる場合は「とじしろ」を作るのがお勧め。文書を開いたときに左右の余白バランスが良くなる。両面印刷では「印刷の形式」を「見開き」にすると、表裏のとじしろ位置が合う
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 ページ内を区分けする場合は「段組み」か「表組み」を利用する。パンフレットでは、「SmartArt」の配置がしやすい段組みを選んだ。段間は文字単位での設定が基本だが、ここではあえて「20mm」を指定した(図5図6)。表組でも同様のレイアウトにできる(図7)。

【鉄則】ページ内を区分けするときは「段組み」か「表組み」を使う
図5 「ページレイアウト」タブの「段組み」から「段組みの詳細設定」を選ぶ。「段数」に「3」、「間隔」に「20mm」または「5.4字」を指定する
図6 ページが3段組みになった。段の間隔は「20mm(5.4字)」になっている。3段はつながっているので、文字列を次の段に送るときは[Ctrl]+[Shift]+[Enter]キーで改段する
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図7 表組みで区分けする方法もある。表は図の挿入にコツが必要だが、セルごとに文字方向を変えられるため、凝ったレイアウトに使える。罫線を消せば段組みのように見せられる。この例では1行×5列の表を作り、奇数列の幅を「79mm」、偶数列の幅を「20mm」にした
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