作業やデータの流れを示すフローチャートは、仕事の様々な場面で使われている。日本工業規格(JIS)などで定められた表記法のほか、職場や利用シーンごとにいろいろな表現方法が使われているだろう。Excelの「図形」機能を用いて、自分なりのフローチャートを作った経験のある人も多いと思う。

 しかし時間がかかる割に、自分が作るとなんだかバランスが悪い。箱の大きさがまちまちだったり配置がきれいにそろっていなかったりして、「素人臭いフローチャート」になってしまうことが少なくない。そこで今回は、ちょっとした工夫で見栄えのよいフローチャートに改善するコツを紹介しよう。

まずはひな型の「箱」を作る

 例として作図するのは、上から下に流れるフローチャートだ。2つの作業を同時並行で実施し、それぞれの成果物を組み合わせて完成品を作る、という流れを表現する。ビジネスの現場ではよくあるケースだろう。

 フローチャートの基本要素は「箱」と「矢印」である。まず、ひな型にする箱を作る。「挿入」タブから「図形」ボタンを押して、「正方形/長方形」を選ぶ。ここでは、セルを基準に縦3×横2の長方形をB2:C4セルに作る。その際に[Alt]キーを押しながら、シート上をドラッグすると、セル枠に密着するように図形を描ける。

 次に、作成した図形を選択している状態で、「A系列」と文字を入力した。文字は箱の中に左上の左寄せで入る。「ホーム」タブから「上下中央揃え」「中央揃え」と連続して選び、文字が箱内の上下左右中央に来るようにする。さらに、文字を選択して「フォントサイズ」の「▼」ボタンから「18」を選んで文字サイズを大きくする。以上でひな型となる箱が出来上がった。

ひな型にする箱を作る
ひな型にする箱が出来上がった。以下、フローチャートに用いる他の箱は、ひな型の複製を利用する。もちろん、いちいち箱のサイズや文字の配置、大きさを調整しないで済ますためだ
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 次にひな型の箱を複製して、フローチャートに用いる他の箱を作成する。まず、[Ctrl]+[Alt]キーを押しながら、ひな型の箱を1列分の間を空けて水平にドラッグする。そうして、E2:F4セルに複製を作成する。すでに紹介したように、[Ctrl]キーを押しながら図形をドラッグ・アンド・ドロップすると、複製を簡単に作成できる。

 ひな型から複製を作らず、箱を1つひとつ最初から作成するのは論外だ。時間がかかるし、箱のサイズにばらつきが出ると、シロート丸出しのフローチャートになってしまう。また、セル枠に密着させて、箱の水平位置や垂直位置をそろえるのも、シロート臭を消すコツだ。

 次にC8セルを選び、[Ctrl]+[V]キーでペーストする。すると、左上がC8セルに密着した箱を作れる。そうしたら、3つの箱を全部選択する。1つの図形が選択されている状態で[Ctrl]+[A]キーを打つと、一発で全部の箱を選択できる。

 さらに「描画ツール 書式」タブの「配置」ボタンから「左右に整列」を選ぶ。これで、上にある箱の左右中央に、8行目の箱を配置できた。このように「配置」は、均整の取れたフローチャートを作るのに欠かせない。

複製を作って配置を調整
[Ctrl]+[Alt]キーで複製を作り、C8セルを選択して、[Ctrl]+[V]キーでもう1つ複製を作った。さらに「左右に整列」で上にある箱の左右中央に、8行目の箱を配置する
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