Excelには小計と総計をてきぱきと計算できる「小計」という便利な機能がある。これは表の中に小計と総計を一発で設ける機能だ。「Excelで時短」には欠かせない機能として使いこなしたい。

「小計」を使う前に「並べ替え」

 「小計」を実行するには、まず、「並べ替え」をしておく必要がある(第8回参照)。下図のような表の場合、「日付」別や「品名」別、「担当者」別に小計を求めたいことがあるだろう。そこで「小計」を実行する場合、あらかじめ小計を計算したい項目を基準に「並べ替え」を実行する。

 ここでは「担当者」別に小計を算出したいので、C1セルを選択し、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」ボタンをクリックして、「昇順」を選ぶ。これで「担当者」を基準に五十音順の昇順でデータを並べ替えられた。

「担当者」を基準に並べ替え
「担当者」を五十音順に並べ替えた。ただし、メモ帳などからコピー・アンド・ペーストしたデータではうまく五十音順で並べ替えを実行できない。振り仮名情報がないためだ
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 続けて「小計」を実行する。まず、並べ替えを実行した表内のセルを選択する。次に「データ」タブから「アウトライン」にある「小計」ボタンをクリックする。すると「集計の設定」ダイアログボックスが現れる。

 ダイアログボックスの「グループの基準」は、小計を算出したい項目を意味する。今回は担当者別だから「担当者」を選ぶ。次の「集計の方法」は、「合計」や「個数」「平均」「最大」「最小」などを選べるようになっている。ここでは小計を算出したいので「合計」とする。さらに「集計するフィールド」は合計を算出したい列を指す。今回の場合は売上高だから「価格」だけをチェックする。

 以上の設定を終えたら、「OK」ボタンをクリックする。これで担当者別の小計を計算できた。

「集計の設定」ダイアログボックス
「集計の設定」ダイアログで小計を算出したい項目、集計方法、集計を算出したい列を指定する。新たな行が自動的に追加されて、担当者別に小計を計算できた。もちろん総計も算出されている
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