会員番号や郵便番号など桁数が決まっているデータでは、「0001」のように、冒頭に「0」を付けて桁数を合わせることが多い。ところが、Excelに「0001」と入力すると「0」が省略されて「1」のみの表示になる。どうすべきか。

 会員番号を繰り返して入力する必要がなければ、「0001」と入力する前に、「'(シングルクォーテーション)」を入力し、続けて「0001」と入力する方法が手っ取り早い。すると頭の「000」もきちんと表示できる。「'」を入力したあと数字を入力すると、Excelはその値を数値ではなく文字列として認識するからだ。

時短組は「表示形式」を活用する

 繰り返して会員番号を入力する場合、毎度「'」を入力するのは面倒だ。次の方法で時短を図ろう。

 まず、会員番号を入力する列の列見出しをクリックして、全列を選択する。次に「ホーム」タブの「数値」の右にある矢印マークをクリックして「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示する。「表示形式」タブの「分類」から「ユーザー定義」を選ぼう。そうしたら、「種類」の下にあるテキストボックスにカーソルを置いて「G/標準」を削除し、代わりに「0000」と入力して「OK」ボタンを押す。

 すると、下図のように「会員番号」に入力済みだった値が「0003」「0321」のように、すべて4桁表示に変わった。では、A5セルに例えば「64」とだけ入力してみよう。すると表示は「0064」となる。「'0064」と入力するよりも断然手っ取り早い。また、値は文字列ではなく数値だから、フィルター機能を使って「指定の値以上」「指定の範囲以下」「指定の範囲内」などの条件でフィルタリングできる。

「0001」と4桁で表示する
「セルの表示形式」の「ユーザー定義」で「0000」と設定する。たったこれだけの設定で、「64」と入力すると表示は「0064」と4桁になる
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 では、この数字にアルファベットを組み合わせて、より会員番号らしくしてみよう。再び、先の「ユーザー定義」を開き、今度は「種類」に「"No."0000」と入力して「OK」ボタンを押す。すると、入力済みの会員番号は「No.0003」のようになった。さらに「6」のように数字を入力すると、「No.0006」と表示できる。

 この操作のポイントは、「No.」を「"(ダブルクォーテーション)」でくくって「No.」を文字列として設定している点だ。単に「No.0000」にするとエラーが出るので注意したい。

「No.0001」と表示する
「ユーザー定義」の「種類」に「"No."0000」と指定するのがポイントだ。「No.0000」の指定ではうまくいかない
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