Excelでは「表引き」という言葉をよく用いる。ビジネスパーソンに人気の機能だが、聞いたことはあるが詳しいことは知らない、という人も多いのではないか。

 例えば、社員番号と氏名、所属を記した社員名簿があるとする。この社員名簿から研修会に出席するメンバーの一覧表を作成したい。このとき、社員番号を入力したら名前と所属を自動的に表示できると便利だろう。このように、ある値を入力することで、その値にひも付いている他の情報を自動的に呼び出す作業を表引きと呼ぶ。

VLOOKUP関数の4つの引数を設定する

 この表引きを実行する際に用いるのが、今回紹介するVLOOKUP関数だ。以下にVLOOKUP関数の構造を示した。

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索の型])
引数「範囲」の最初の列を検索し、検索値に合致する項目が見つかったら、その項目がある同じ行の任意のセルから値を返す。
(1)検索値 表または範囲の左端の列で検索する値を指定する。
(2)範囲 表や範囲を指定する。①検索値はこの表の左端の列を検索する。よって、検索値のある列を左端に設定しておく。
(3)列番号 目的のデータが入力されている列を、②範囲の左端から数えた列数で指定する。
(4)検索の型 省略可能。①検索値と完全に一致する値だけを検索する場合は「FALSE」、その近似値を含めて検索する場合は「TRUE」を指定する。

 では、実際に社員名簿から研修に参加するメンバーを表引きしてみたい。下図のA1:C10が「社員番号」「氏名」「所属」からなる社員名簿だ。一方、A14以下に「社員番号」を入力することで、B列とC列に参加メンバーの「氏名」と「所属」を表引きする。

 まず、VLOOKUP関数を入力するB14を選択して、「数式」タブの「検索/行列」から「VLOOKUP」を選ぶ。

A14に「社員番号」を入力したあと、B14セルを選択して「数式」タブの「検索/行列」ボタンから「VLOOKUP」を選択する
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 「関数の引数」ダイアログが開いたら、引数「検索値」にカーソルがあることを確認して、「社員番号」が入力してあるA14を選択する。ここで作る数式は、B15以下のみならず「所属」の列にもオートフィルしたいから、「A14」と入力したあと、[F4]キー(機種によっては[Fn]+[F4]キー)を3回押して「$A14」と、列側のみ絶対参照にする。

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