作成したExcelシートを大勢の人に配布し、必要事項を記入後に返送してもらうことがある。記入してほしいセル以外も誤って編集されると、シートの内容がおかしくなってしまう。それに気づかず集計すれば、思わぬ手戻りが発生する。

 例として、下図の「注文書」を取り上げる。注文書の利用者は、希望するグッズの数量を入力する。すると、単価に数量を掛け算した合計とその総計が自動的に計算される。計算式の個所にはIF関数を利用しているから、目障りな「¥0」は表示されない。

大勢の人に配布する「注文書」。「社員番号」「お名前」「数量」以外のセルは、注文表の利用者が編集できないように設定したい。なお、B4:D4とB5:D5はセル結合している
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ロックを解除してからシートを保護する

 このようなシートの場合、注文者には必要なセルだけ選択するようにしてもらいたい。特に、計算式が入力されているD8:D12セルは編集されたくない。そこで「セルのロック」の解除と「シートの保護」を利用して事故を未然に防ごう。

 「ホーム」タブの「書式」ボタンにある「シートの保護」を利用すると、シートのセルが選択できなくなる。ただし、すべてのセルを選択できないようにしてしまうと、社員番号や名前、数量も入力できなくなる。

 そこで、入力可能にしておきたいセルのロックをあらかじめ解除しておく。その後シートを保護すればロックを解除したセルにはデータを入力できるが、他のセルは編集できないように設定できる。

 今回の例では「社員番号」と「お名前」の入力欄であるB4:B5と「数量」の入力欄であるB8:B11のみデータを入力できるようにする。まず、B4:B5を選択し、その後、[Ctrl]キーを押しながらB8:B11を選択する。[Ctrl]キーを押しながらのクリックやドラッグは、離れたセルを選択する際のテクニックだ。

 必要なセルを選択できたら「ホーム」タブの「書式」ボタンから「セルのロック」を選択してロックを解除する。ちょっと分かりにくいのだが、解除前は「セルのロック」の左側にある鍵マークの背景がグレーになっていて、解除するとグレーが消えるようになっている。

B4:B5とB8:B11を選択して、「ホーム」タブの「書式」ボタンから「セルのロック」を選択してロックを解除する
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解除すると鍵マークの背景のグレーが消える
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