日ごとや週ごと、あるいは月ごとのデータをExcelで管理している人は多いだろう。こうしたデータをグラフにする場合、新規データを追加したらそのままグラフに反映したいものだ。ところが実際には、次に示すような「回り道」をとっている人が少なくない。

 下図は、月ごとの店舗別顧客数をグラフ化したものだ。新たに4月の顧客数が分かったので、6行目に入力した。

グラフを選択した後、青枠のハンドルをC6セルまでドラッグして新たに追加したデータを枠内に入れる
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4月のデータもグラフに反映できた
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 追加したデータをグラフに反映するには、まず、グラフを選択する。すると、グラフに利用しているデータの範囲が強調表示になる。青い枠で囲まれているB3:C5セルの右下のハンドルにマウスポインターを合わせ、C6セルまでドラッグして4月のデータも枠内に入るようにする。以上の設定で、追加した4月のデータをグラフに反映できた。

 おそらく以上が、グラフのデータ範囲を拡大する一般的なやり方ではないか。これはこれで間違いではない。しかし、毎回、手作業でグラフのデータ範囲を再設定するのは面倒だ。

 ではどうすべきか。テーブル機能の利用を勧めたい。実はこれを使うと、新たに入力したデータを自動的にグラフに反映できる。

テーブル機能が持つ特性を生かす

 テーブルは、あらかじめ設定されているスタイルを、ボタン一発で表に適用する機能である。

 このテーブル機能には、テーブル範囲の末尾下行に新たなデータを加えると、テーブルの範囲が自動的に広がって、データを追加した行にも自動的にスタイルを適用できるという特性がある。実はこのテーブル範囲の自動拡大は、グラフのデータ範囲にも利用できる。

 実際にやってみよう。A2:C6セルを選んで「ホーム」タブの「テーブルとして書式設定」ボタンをクリックし、好みのスタイルを選択する。ダイアログボックスが現れるので、範囲が適切か確認して「OK」ボタンを押す。

テーブルにしたい範囲を選択して、「ホーム」→「テーブルとして書式設定」から好みのテーブルスタイルを選択する
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範囲を確認して、問題なければ「OK」を押す
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指定したスタイルのテーブルを設定できた
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