Excelが持つ「フィルター」は、条件に合致したデータのみを表示する強力な機能だ。既に本連載でも紹介した通り、とても便利に使える。

 しかしながら、フィルター機能は万全ではない。確かに複数のフィルターボタンを用いれば、複数の条件に合致するレコードのみを表示できる。いわゆるAND条件、つまり「AかつB」の絞り込みを行える。ところがOR条件、すなわち「AまたはB」には対応していない。これに不満を覚えている利用者もいるだろう。

 もっとも、だからといって諦めてはいけない。実はOR条件による絞り込みは、次に示す「フィルターオプション」という特殊な機能を利用することで実行できる。

条件をテキストで入力する

 「フィルターオプション」の特徴は、条件をテキストで入力する点にある。そのため、表の上部に3行から4行ほど、条件を入力するエリアを設けておく。下図はその様子を示したものだ。

条件入力エリアを設ける
表の上部にフィルターの条件を入力するエリアを設けた。条件入力エリアには、表見出しと同じ見出しを付けること
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 例では、1~3行目が条件入力エリアで、4行目は表本体と区別する空白行にしている。条件入力エリアの1行目には、表本体と同じ表見出しを付ける。したがって、条件を入力するのは2~3行目になる。

 ここでは最も簡単な例として「会場」が「A101」のレコードのみを表示してみよう。A2セルを選択したら「=“=A101”」と入力する。「=」の後に半角の「“(ダブルクォーテーション)」、「=A101」と入力して、さらに半角の「”」でくくる。これで「会場」が「A101」と一致するという条件を設定したことになる。

 条件を設定できたら、表本体のいずれかのセルを選択して、「データ」タブから「並べ替えとフィルター」にある「詳細設定」をクリックする。「フィルターオプションの設定」が開くので、「リスト範囲」が表全体を指定しているか確認する。さらに、「検索条件範囲」のテキストボックスを選び、A1:C2セルを選択する。

 以上の設定ができたら「OK」ボタンを押そう。「会場」が「A101」のレコードのみ表示できた。「クリア」ボタンを押すと絞り込みを解除できる。

 もちろんAND条件も指定できる。たとえば「会場」が「A101」かつ「担当者」が「真田ゆか」のレコードのみを表示する場合、先のA2セルに加え、B2セルに「=“=真田ゆか”」と条件を指定してから、「データ」タブの「詳細設定」で同じ設定を行えばよい。

「フィルターオプション」を設定する
条件を設定した後、「詳細設定」で表の範囲や条件の範囲を設定する。条件に合致するレコードのみ表示できた
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