クラウドメールを使いたいから。オフィスソフトのバージョンアップのため仕方なく――。様々な理由で企業に米マイクロソフト(Microsoft)のクラウドサービス「Office 365」が入り込んでいる。多数の機能を持つサービスでありながら、宝の持ち腐れになってしまっている企業が多い。「メールにしか使っていない」という話もよく聞く。

 Office 365のポータルサイトで「すべてのアプリ」をクリックしたり、日本マイクロソフトのWebサイトを確認してみたりすると分かるが、Office 365は実に多くのサービスを利用できる。筆者自身、使ったことがないサービスのほうが多い。以前から「もしかすると、もったいないことをしているのではないか」と感じていた。

 ただ、Office 365はサービスの数が多く、各サービスの内容を把握するだけで一苦労する。“隠れキャラ”となってしまっているサービスの中に、使うと即座に効果が出るようなものはあるのか。

 この疑問をOffice 365導入支援を手掛ける富士ソフトの増田裕正MS事業部MSサービス推進室室長/フェローにぶつけてみたところ、「チャットサービスの『Teams』と動画共有サービスの『Stream』がまさにそれ。Office 365を契約しているなら、これらを使わないのはもったいない」と返ってきた。

チャットしながら文書を共同編集

 Teamsはいわゆるビジネスチャットだ。パソコンやスマートフォンを使って、短文をやり取りする。1対1のやり取りだけでなく、部署単位で短文を使って連絡や会話をしたりできる。部署をまたいだプロジェクトで仮想的な会議室を作り、その中で会話するような使い方も可能だ。メールよりもカジュアルだし、電話と違って非同期でコミュニケーションできる。

Teamsの利用イメージ

 Teamsの特徴は、Office 365の他の機能と密接に連携している点だ。「チャット内でファイルを共有すると、自動的にファイルがOneDriveに保存されて共同編集ができるようになる」(富士ソフトの芹田大石MS事業部クラウドソリューショングループ主任)。チャットで会話をしながらオフィスファイルを共同編集できるのだ。

 芹田主任は「自社で使っているが、何人かにチェックしてもらわないとならない文書の編集で活躍している。回覧の手間がかからないし、相手がどこを気にしているか、どう修正すればいいのか方針がどんどん決まっていく」と話す。

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