直井:メールに全てを書いてしまい、メールの中にいろいろと書いてあるんだけど伝わらないという悩みを聞きます。これにはどんな対処方法がありますか。

平野:不安だから、あれもこれも書いてしまう人がいる。でも、情報が多すぎて、相手は論点が読み取れない。その結果、会話がかみ合わなくなることが多いんだ。

直井:ここでもかみ合わないというキーワードが出てきましたね。「それで!何が言いたいんだ、お主は!」って思うようなメールは、読んでいて疲れてしまうことがあります。

平野:大切なのはメールを書くにあたって、論点を絞るということ。論点を定めてから情報を取捨選択していくこともあるだろうが、伝えたい情報がたくさんあって、そこから要約して論点を絞ることの方が多いかな。求められているのは要約力だ。伝えたいことの要点をいかにまとめることができるか。

直井:それはメールに限った話ではないように思います。

平野:そうだね。要約ができない、苦手な人は少なくないだろう。要約力をつけるには、メールを書きながら「で、このメールを一言で言うと何?」「で、このメールを送って相手に何をしてほしいの?」というように、「で?」と自分に問いかけてみる。これが大事だよ。自分の中で整理できなければ、それは論点が絞れていない証し。

直井:メールにいろいろと盛り込んでいて、主題が分かりにくくなっている可能性もありそうです。

平野:そうだね。たくさんの情報を盛り込めばいいというわけではないからね。そのあたりを意識して、「で?」と自分に問いかけメールを客観的に見直していこう。

直井研究員のひと言

かみ合わないと感じたら、深呼吸して落ち着いて。そして、まずは自分の伝え方を振り返り、自分から変わることが大切だなって思いました。「で?」と自分に問いかけることを習慣にすると、徐々に要約力が身につきそうです。(by直井)

出典:日経 xTECH Active 2018年10月3日
記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。