2917人の声が集まった「ビジネスメール実態調査2018」。結果を読み解きながら、ビジネスメールの「今」を考える平野所長と直井研究員。その後編です。

直井研究員(以下、直井):7割を超える人が、不安を抱きながら使っているメール。37.26%の人が、過去一年間に仕事でメールの失敗をしたことがあると答えています。

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平野所長(以下、平野):どんな失敗をしているのかな?

直井:自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」(41.58%)です。第2位は「誤字や脱字」(38.09%)、第3位は「書きかけで送信」(25.94%)と続きます。

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平野:添付ファイルの付け忘れは今日もあったよ。取引先A社の鈴木さんからのメールに添付ファイルが付いていなかった。私が気付いたので「添付ファイルを送ってくださいね」とメールを戻したところ。

直井:添付ファイルの付け忘れは、よくある失敗ですよね。二度手間になるだけでなく、心証が悪くなるケースもあります。それから、誤字や脱字もよく見かけます。

平野:私の場合は、名前が「平野友郎」になっている誤字が多いなあ。助詞が抜けている文章もよく見かける。頻繁に起きることこそ、自分も失敗する可能性が高いから気を付けないとね。

直井:そうした失敗も、半数を超える人が指摘されていないと答えています。

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平野:指摘はされなかったけれど、自ら気付いたということか。添付ファイルの付け忘れは、送信ボタンを押した後に見直して気付くことが多い。

直井:指摘をするのも面倒だったり、負担になったりするので、仕事に支障を来さない限りは指摘をしないケースも多いと思います。

平野:そうだね。私は、指摘をするなら最初にするのが肝心だと考えている。名前の間違いを見付けたら、すかさず「友郎ではなく友朗です」と返すようにしている。自分の名前や会社名などの間違いには必ず気付くし「いつか気付くだろう」と期待して放置しておいたら、いつになっても気付いてもらえないということもあり得る。メールを受け取るたびに「また名前が間違っている」とストレスを覚えるくらいなら、指摘して解決したほうがいい。そして指摘するなら、最初のほうが指摘しやすい。以前、作成してもらった講演会の告知チラシの名前が間違っていたことがあった。そういう問題を未然に防ぐためにも、早めに指摘しておきたい。