部下のプレゼンが長すぎて、要領を得ない。前回、そんな悩みを取り上げました。

相談:部下のプレゼンが要領を得ない
 プレゼンの話が長く、要領を得ない部下に悩んでいます。その部下はプレゼンだけでなく、文章も同じです。
 ポイントをまとめてほしいのですが、効果的な指導法はありますか。

 「話が長い」と感じるプレゼンには、大きく2つのパターンがあります。前回、「1文が長すぎて、何を言いたいのか理解するのに負担がかかる」場合について解説しました。今回はもう1つの、「全体の量が多く、聞くのに疲れる」場合について考えます。

 回答するのは、SEをはじめ技術の現場で働く人を対象に文章作成の指導をしている豊田倫子氏です。

 プレゼンや文章全体の量が多すぎる場合、まずは「目的」が明確であるかを確認します。

 プレゼンも文章も、ビジネスで用いられる以上は必ず目的があるはずです。相手に何かを提案して承認をもらう、問題点を報告して対応策の検討を促すなど、いろいろ考えられます。

 目的が異なれば、話や資料の作り方も異なります。「目的を果たすために伝えるべきことは何か」を意識して、情報を整理していきます。

 情報を整理する方法には様々な種類があります。代表的なものの1つが、「ロジックツリー」です。ロジックツリーでは、対象のテーマを粒度が大きい方から順に細分化していきます。

 分かりやすい例として、ショッピングモールの売り場を想像してください。1階フロア→食品売り場→調味料コーナー→食品油→サラダ油・オリーブ油・ごま油、といった具合です。

 このように、伝えたい内容を大きなくくりから順に構造化していきます。構造化することで、どこを重点的に伝えるべきか、そぎ落とせる部分はないかが見えてきます。

 構造化されたプレゼン資料を作るには、Officeソフトの機能も使えます。WordやPowerPointならば、「アウトライン」機能が便利です。モレなくダブリなく、論理的で構造化されたプレゼンを、効率良く作れます。

豊田 倫子
コンピュータハウス ザ・ミクロ東京
豊田 倫子 ヘルプデスクや検証技術者などを経て、約20年前から教育サービスに携わる。新⼊社員研修やリーダー研修、マネジャー研修などの企画コンサルティングや教材開発、研修講師、研修運営などを担当する。⼈材育成研修の受講⽣は延べ7万⼈。特に⼈気の研修が⽂章⼒研修で、これまでに約5000⼈の⽂章を指導してきた。⽇経 xTECH ラーニングの⼈気セミナー「伝わる⽂章の査読・指導スキル養成講座」の講師を務める。