「関数は組み合わせて使う」と言われても、具体的にどのようにしたらよいのかわからない――そんな声をよく耳にします。確かに、エクセルのヘルプや市販のマニュアル本には、関数の働きについての説明はあっても、それをどのようにシートに組み込んでいくかを解説したものが少ないようです。そこで今回は、関数を組み合わせる具体的な方法を学びましょう。そのキーワードが“作業セル”です。

 複数の関数を組み合わせて使うには、次の2通りの方法があります。

  (1) ある関数の引数として、さらに別の関数式を組み込み、入れ子にする
  (2) 計算過程を複数のステップに分け、関数式を1つずつ別のセルに立てる

 (1) の方法は、例えば前回見た「=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1)」という式のように、ある関数の引数として、別の関数式をそっくり組み込むものです。内側の関数式から順番に計算し、最終的な答えまでを1つの式で計算します。(2) の方法は、シート内の空いているセルに途中計算の式を入れ、必要な計算を順番に処理するものです。この途中計算に使うセルを一般に“作業セル”と呼びます。

 これら2つの方法にはそれぞれ一長一短あり、場面によって使い分けるのがコツです。例えばシート内に余計な作業セルを設けず、一発で計算したいときには (1) の方法を採ります。ただし、複数の関数を入れ子にして式を立てるため、式が長く複雑になるのが欠点です。その分、計算ミスを起こしやすく、上級者向けの方法と言えるでしょう。

 そこで最初は、作業セルを使う方法をマスターするのがお勧めです。計算の過程を順番に見ていけるので、式の作成が簡単なうえ、後からの確認がしやすいのがメリット。仮に途中でエラーが発生しても、どの式が問題になっているかをすぐに見つけられます。

 ここでは、下のような売上実績表で、店舗が「東京」である「金額」のみを合計する例を考えてみましょう(図1)。

図1 店舗、性別、金額を記した売上実績表。この表を基に、店舗が「東京」となっているデータのみを対象に、金額を合計してみよう

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