オフィス文書の印刷では、時と場合によって、完成イメージそのままに出力しなくてもよいことがある。最近のオフィスソフトでは画像などの視覚的要素をふんだんに盛り込むことが多いが、そうした文書の印刷には時間がかかる。文章だけを印刷してチェックできたら便利だろうし、Excelの表にしても、シートに無関係に印刷できたら便利なのに、と思ったことはないだろうか。

 完成イメージ通りに印刷するのは間違いではない。しかし、コストダウンやリサイクルが当たり前の昨今、完成イメージや元のデータに固執し過ぎず、用途に合わせてより柔軟に印刷できれば、用紙、インク、印刷時間すべて無駄がないはずだ。

 とはいえ、作成中の文書を印刷用にわざわざ作り変えたり、本番用とチェック用、別々の文書を用意したりするのでは無意味。そこで今回は、本番文書の内容そのものには手を加えず、印刷設定を工夫することで、あたかも必要な情報のみを切り取ったかのように印刷できるワザを紹介する。前回紹介した、元の文書に忠実に印刷しながらも用紙に収める操作とともに、TPOに合わせて使い分けられるようになるとベストだ。

 なお、今回掲載しているサンプルもWord 2003、Excel 2003、InternetExplorer(IE)6.0で作成したが、ほかのバージョンでも同様に操作できる。

複数ページを1枚に印刷

 印刷時のコスト削減には、何といっても出力用紙そのものを減らすのが一番。データ上では複数ページにわたるWord文書でも(図1)、用紙1枚に複数ページを印刷すれば、紙もインクも確実に節約できる。

 それには、Wordの「印刷」ダイアログボックスで、「拡大/縮小」を調整する。「1枚あたりのページ数」を「4ページ」にすれば(図2)、確かに文字は小さくなるものの、新聞を読むのをイメージすれば、確認用には問題ない(図3)。

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