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添付ファイル、付け忘れを防ぐコツと活用術

2018/01/31 平野 友朗 直井 章子=日本ビジネスメール協会

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添付ファイルの付け忘れを所長に指摘された直井研究員。行動パターンを一定にするとミスを防げるとアドバイスを受けました。添付ファイルのマナーや活用にも話題は広がります。

平野所長(以下、平野):ちょっと直井さん、さっき送ったメールに添付が付いていないよ。

直井研究員(以下、直井):え!?どのメールですか?

平野:高橋さんへのメール。

直井:あー!……、付いていません。付け忘れました。

平野:送っておいてね。

直井:はい……。

平野:添付ファイルの付け忘れは、誰もが経験のある、よくあるミスだね。メールを使い慣れたベテランでもときどきやってしまう。

直井:気をつけます。

平野:添付ファイルの付け忘れのようなミスは、行動パターンが一定でないから起きるんだよ。ファイルを添付するのは「本文を書く前に」「本文を書いた後に」と決めて、その通りに毎回行動する。それが習慣になると付け忘れは減るよ。毎回、同じ流れの行動をとるのがポイントだね。

直井:メールを書き終わった後にファイルを添付するときもあれば、ファイルを添付してから書き始めるときもあるなど、毎回ちがった行動を取っていると、添付すること自体を忘れてしまうことがあるわけですね。

平野:そういうこと。メールの本文も通常、上から順に「宛名」を書いて「挨拶」を書いて「名乗り」を書いていくという流れが一般的だろう。だから、宛名を書き忘れるってことは少ないんじゃないかな?

直井:名前の漢字を間違えた、敬称の様を付け忘れたというミスはあるかもしれませんが、宛名を書き忘れることは少ないかもしれません。宛名の書いていないメールを受け取ったことがあったでしょうか……思い出せません。

平野:今日は最初に結びの挨拶を書いて、その後に名乗りを書いて、最後に宛名を書いてみた、というように書く順番が日によってバラバラだったりすると、宛名を書き忘れることもあるかもしれないけれど、珍しいかな。

直井:そうですね。

平野:人間だからミスもある。だからこそ、自分を過信しないことも大切だ。添付ファイルに関連して補足説明すると、ファイルを添付していることを本文で一言触れるのもリスクヘッジになるよ。「サービス資料(pdf)を添付にてお送りいたしますのでご確認ください」などと書いておこう。

直井:「添付にてお送りいたします」と書いてあれば、読み手も「ファイルが添付されているんだな、どれどれ確認しよう」と思いますね。

平野:そう。確認を促す効果があるよね。添付を付け忘れていたら、それに気づいて「添付が付いていませんよ」と教えてくれるだろう。

直井:今回、所長に指摘されたのは、それでした。

平野:「添付にてお送りいたします」と書いてなかったら気づけなかったね。そういう意味でも、必ず書くべきだ。送信前にメールを見直すとき、添付の付け忘れに自ら気づくこともできるしね。メールソフトによっては、メールの本文に「添付いたします」といった文字があるのにファイルが添付されていないと「ファイルが添付されていないようです」と知らせてくれるものもある。

直井:Gmailがそうですよね。

Gmailの添付忘れ防止機能

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