メールボックスの整理を怠っていたら、必要なメールがなかなか見つからない。メールを使う上でありがちなトラブルだが、Office 365ではその複雑さに拍車が掛かっている。ローカルとクラウドのクライアントで検索の挙動が異なるからだ。両者の違いを踏まえた上で、複雑怪奇な検索機能を使いこなす手法を身に付けておこう。

 Office 365の検索機能を複雑なものにしているのは、メールのサービスを利用するクライアントが複数ある点だ。ローカルで使うメールクライアントの「Outlook」と、Webブラウザーで使うクライアントの「Outlook Web Access(OWA)」の2種類を用意している。OutlookとOWAは見た目だけでなく、検索機能の挙動が違う。

 まず、Outlook 2016を見てみよう。標準では検索するメールボックスの範囲が「現在のメールボックス」になっている。受信トレイ内にサブフォルダーを作ってメールを管理していると、サブフォルダーが検索対象から漏れてしまう。

Outlook 2016の標準状態では「現在のメールボックス」が検索対象。サブフォルダーを作って管理していると検索対象外になってしまう。
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 一方のOWAは、標準で「すべてのフォルダー」が検索の対象になる。そのため、検索結果が多くなりやすく、多すぎるとすべては表示してくれない仕様だ。OWAをOutlookと併用するユーザーは、Outlookでは見つからなかったメールがOWAでは見つかった、Outlookで検索できたのにOWAでは出てこない、といった事態に陥りやすい。

Outlook Web Accessは標準で「すべてのフォルダー」が検索対象になる。
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