今回は、RFP(提案依頼書)の前に行われるRFI(Request For Information、情報提供依頼書)の話をしたい。RFI は、ユーザー企業が調達するための準備として、製品やサービスなどの情報をベンダーに提供してもらうものだ。通常、RFPに先立って行われる。的はずれなRFPに対して提案をもらっても、意味がないからだ。

 そのため、これまで経験のない分野におけるシステムの場合、事前に情報を集めることが重要になる。ただしこれは発注側の事情で、受注側からすれば本番の前に情報を提供することになる。

 ある公共案件についてRFIが求められたとき、メンバーから「それに回答する意味があるのか」という質問を受けた。RFIでは商品情報や事例情報などを求められる場合が多いが、そのときには、予算感やスケジュール感、さらには実施上の留意点などの参考情報を求められた。提案時ほど厳密ではないにしても、いい加減な予算感を出すわけにはいかず、ある程度の精度で見積もる必要があった。質問したメンバーの言い分は、工数をかけて情報提供するのはタダ働きではないかということだ。

自分たちに有利なルールにする

 もちろんそんなことはない。RFIの後にはRFPが出てくる。RFIに回答すれば、RFPに応じる意思と能力があることを示せる。そのために、必要といわれる情報は出すし、おかしな見積もりにならないように、できる限り適正な見積もりを示す価値がある。

 筆者は、さらにRFIに応じる価値として、ルールを変更できる点を加えている。RFPのある提案ではポイントを稼ぐ、RFPのない提案では一本勝ちを狙う。そして、RFIではルールを攻める。RFPでは規定された項目に合わせて提案することを求められ、その項目で公平に評価される。つまりRFPの項目は試合のルールに当たる。自分に有利なルールにできれば勝率が上がる。

 そんなことができるのかと思うかもしれないが、考えると知恵は出てくる。例えば、自社には簡単なことだが、コンペにおける競合会社には難しいことがないか考えてみる。自社独自の機能や、類似案件での検討結果が再利用できないか、などだ。そして、案件の成功にはそれが必須だという説明をRFIの回答に加える。発注者がもっともだと判断すればRFPにその項目が入る。

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