提案書にはいろいろな種類があるが、最も大変な思いをするのが提案依頼書(RFP)を受けての提案書だ。

 RFPでは、顧客の目的が記述された上で、実施してほしい作業の項目や、実現したいシステムの機能項目が示される。それらに対し、受注側は回答を記述していく。記述や構成の自由度は小さく、競合と同じ条件で各項目のポイントの合計を競う。

 筆者がRFP提案に取り組むときには、加点と減点に非対称性があるとこ ろに着眼している。「自分たちはここ まで出来ます」と主張したときに、当たったら加点だ。もし当たらなくても減点にはなりにくい。つまり、構造的に加点主義になる。よって、手数勝負にできる。要件項目ごとに、片端から「うちの強みです」と書けばよい。

 数年前にかかわった既存システムの更改プロジェクトの提案書もそうやって作った。複数のパッケージを選定して導入していくための計画策定、上流工程とプロジェクト管理にかかわるもの。RFPの内容は、システム更改の目的と大きな進め方の方針が示された上で、依頼したい業務の要件を個々に記載してある通常のものだった。

 対象業務の一つである給与パッケージでは、上述した目的を踏まえ、「最適な給与パッケージを選定し、導入すること」といった要件が書かれていた。「最適な給与パッケージを選定し、導入します」という回答は最低限で、ポイントはプラスにならない。「最適」とはどういうことなのか、それを知るためにどういうステップを踏むのか、「選定」はどのような手順で行うのか、「導入」はどのような手順を想定しているのかを記述していく。

 実施内容とひも付けて、自分たちの強みが何かも明確にする。「パッケージ選定の経験が多数あります」と書くのは、競合も書くと想像できる。それを証明する実績が書けるようならそれを示す。事例があるならそれを、導入方法に特徴があるならそれを示す。

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