離れた場所にいる社員同士で、リアルタイムなコミュケーションが必要な場合に活躍するのが「Web会議」と呼ばれるサービスだ。パソコンやタブレット、スマートフォンなどを使い、インターネットを介して複数の利用者間で動画や音声、テキストなどを共有し、会議や打ち合わせができる。

図1●Web会議サービスの概要。インターネットを介して、離れた場所にいる複数のユーザーと映像と音声、テキストなどを用いた会議ができる。パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンでも利用できるので、手軽に利用できる。図中の画面は、マイクロソフトの「Skype for business」を使ったWeb会議の様子
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 従来このような用途では、「テレビ会議」と呼ばれるシステムを利用することが多かった。テレビ会議システムは、大人数でもクリアな動画や音声で利用できるメリットがある半面、専用機器の導入が必要で、コストが高いという難点がある。

 一方のWeb会議サービスは、手持ちのパソコンやスマートフォンで利用できるため、導入コストはテレビ会議より低い。また個人単位で所有していることが一般的な端末を使うため、数人から数十人の会議まで柔軟性のある活用ができる。最近は、画質や音質も向上してきている。

 Web会議では、資料を共有しやすい点にも注目したい。例えばPowerPointなどで作成した資料をパソコンで表示し、その画面をWeb会議の参加者に公開できる。また、テキストメッセージを送る機能もあるので、WebサイトのURLなども手軽に共有できる。ホワイトボードのように、参加者が自由に書き込んで表示できる機能を持つサービスもある。

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