データ入力はExcelでよくある仕事の一つだ。一つひとつのセルに、細かなデータを大量に入力するのは手間が掛かるしミスも起こる。入力方法をひと工夫すれば、仕事が早く終わること請け合いだ。とっておきの技を紹介したい。

 Excelで表を作る場合、列によって入力するデータのタイプが決まっていることが多い。A列は日本語テキスト、B列とC列は数字、D列は日本語テキスト……のような具合だ。それぞれの列に、あらかじめ日本語入力ソフトの入力モードを設定しておくと、データ入力の効率が断然高まる。

 まず、日本語テキストを入力するA列の列見出しをクリックして、A列全体を選択する。さらに[Ctrl]キーを押しながら、同じく日本語テキストを入力するD列の列ラベルをクリックしてD列全体も選択する。

 次に、「データ」タブから「データの入力規則」ボタンを押し、ダイアログボックスで「日本語入力」タブを選ぶ。さらに「日本語入力」のドロップダウンメニューを開いて「ひらがな」を選び、「OK」を押す。

 続いて、数字を入力するB列とC列の列ラベルを選択し、先の「日本語入力」ドロップダウンリストから「オフ(英語モード)」を選んで「OK」ボタンを押す。こちらは英数字の入力モードだ。

ひらがなの入力をオンにする
ひらがなモードか英数字モードかは、「データ入力規則」の「日本語入力」で設定する。日本語入力モードは「ひらがな」を選ぶ
[画像のクリックで拡大表示]

 以上の設定ができたら、実際にセルを選択してデータを入力してみよう。まずA2を選ぶと、この列の入力モードは「ひらがな」だから日本語でデータを入力できる。次に[Tab]キーを押してB2に移動する。この列は入力モードが「オフ(英語モード)」に設定してあるから、例えば「A101」と入力すると、入力モードの切り替えなしに「A101」と入れられる。

入力モードが自動的に切り替わった
入力モードが自動的に切り替わった。いちいち入力モードを切り替えるのは煩雑だ。この設定は必ず実行すべし
[画像のクリックで拡大表示]

 様々な種類のデータが混在しているときに、いちいち入力モードを切り替えるのは面倒だ。ささいな設定ながら、入力モードをあらかじめ指定しておけば、作業の快適さに天と地ほどの差が出る。

同じデータをテキパキ入力する

 表の作成では、同じデータを繰り返し入力することもよくある。前回紹介した上の行と同じデータを入力する[Ctrl]+[D]キー、隣接する左セルのデータを右側のセルに入力する[Ctrl]+[R]キー以外にも、オートコンプリートを活用したい。

 これはデータの一部を入力すると、同じ列で過去に入力したデータの中から、部分一致するデータの候補が挙がる機能だ。候補に挙がったリストから目的のデータを選べばよい。

オートコンプリートを活用する
「ち」と入力したら候補が挙がった。その候補でよい場合、[Enter]キーを押す。複数の候補がある場合、[Tab]キーで候補から目的の値を選ぶ
[画像のクリックで拡大表示]

 セルを選択したあとに、[Alt]+[↓]キーを押す手もある。こちらはその列で過去に入力した値をリストで表示する裏技だ。一覧にしたあと[↓]キーで候補から目的の値を選択する。

[Alt]+[↓]キーで選択する
こちらもなかなか快適な入力方法だ。ただし、候補数が多くなると選択するのがちょっと面倒になるかもしれない
[画像のクリックで拡大表示]

この先は有料会員の登録が必要です。有料会員(月額プラン)は申し込み初月無料!

日経 xTECHには有料記事(有料会員向けまたは定期購読者向け)、無料記事(登録会員向け)、フリー記事(誰でも閲覧可能)があります。有料記事でも、登録会員向け配信期間は登録会員への登録が必要な場合があります。有料会員と登録会員に関するFAQはこちら